Jahresabschluss auf dem Wasser: So machst du deine LLC-Steuererklärung als Segler

Es ist Februar. Du liegst irgendwo in einer Marina in der Karibik. Draußen scheint die Sonne, das Wasser ist 28 Grad warm, und du könntest eigentlich schnorcheln gehen. Stattdessen sitzt du mit einem Laptop im Cockpit und suchst verzweifelt einen Beleg für die Segelreparatur, die du im Juni in Kroatien hast machen lassen. In Kroatischer Kuna. Von einem Segelmacher, der keine E-Mail-Rechnungen verschickt.

Willkommen zum Jahresabschluss als segelnder Nomade.

Die LLC-Steuererklärung ist für viele Nomaden der unangenehmste Teil des Jahres. Nicht weil sie besonders schwer ist — sondern weil das Zusammensuchen der Unterlagen ein organisatorisches Chaos ist, wenn du 12 Monate durch verschiedene Länder gesegelt bist.

Aber es muss nicht so sein. Mit der richtigen Vorbereitung und den richtigen Tools ist der Jahresabschluss in ein paar Stunden erledigt, nicht in ein paar Wochen.

Was das IRS (und dein Staat) von dir will

Federal Filing: Die LLC beim IRS

Deine Pflichten hängen davon ab, wie deine LLC besteuert wird:

Single-Member LLC (Disregarded Entity):

• Keine separate LLC-Steuererklärung nötig
• Einnahmen und Ausgaben werden auf deiner persönlichen Steuererklärung (Form 1040) angegeben
• Schedule C (Profit or Loss from Business) für die LLC-Einnahmen
• Deadline: 15. April (mit Verlängerung: 15. Oktober)

Multi-Member LLC:

• Form 1065 (Partnership Return)
• Jeder Member bekommt ein Schedule K-1
• Deadline: 15. März (mit Verlängerung: 15. September)

LLC mit S-Corp Election:

• Form 1120-S
• Deadline: 15. März (mit Verlängerung: 15. September)

Für die meisten segelnden Nomaden gilt: Single-Member LLC, Disregarded Entity, Schedule C auf der 1040. Das ist der einfachste Fall.

Sondersituation: Non-Resident Alien (NRA)

Wenn du kein US-Bürger bist und keine "substantial presence" in den USA hast, wird es interessanter:

• Kein US-steuerpflichtiges Einkommen aus der LLC, wenn alle Einnahmen außerhalb der USA generiert werden
• Trotzdem: Form 5472 + Pro-Forma 1120 müssen eingereicht werden
• Deadline: 15. April (Verlängerung möglich)
• Strafe bei Nicht-Einreichung: $25.000 — ja, fünfundzwanzigtausend Dollar. Das ist kein Tippfehler

Form 5472 ist das Formular, das die meisten Nomaden vergessen. Es dokumentiert "reportable transactions" zwischen der LLC und ihrem ausländischen Eigentümer. Jede Einzahlung, jede Entnahme, jeder Darlehensvertrag zwischen dir und deiner LLC muss hier drinstehen.

State Filing: Dein LLC-Staat

Zusätzlich zum Federal Filing hat dein LLC-Staat eigene Anforderungen:

Wyoming:

• Annual Report: Fällig am 1. Tag des Gründungsmonats
• Kosten: $60 (oder $0.0002 pro Dollar Assets, wenn mehr als $300.000)
• Keine State Income Tax
• Online einreichbar in 5 Minuten

Delaware:

• Annual Report + Franchise Tax: Fällig am 1. Juni
• Kosten: $300 (Minimum Franchise Tax) + $50 Filing Fee = $350
• Keine State Income Tax für LLCs ohne Delaware-Einkommen

New Mexico:

• Kein Annual Report nötig
• Keine Franchise Tax
• Keine State Income Tax für Nicht-Residenten ohne NM-Einkommen
• Der günstigste und einfachste LLC-Staat

Registered Agent

Dein Registered Agent (z.B. Northwest, Wyoming Agents, etc.) kostet typischerweise $100-200/Jahr. Diese Kosten fallen zum Jahrestag deiner LLC-Gründung an.

Vergiss nicht: Der Registered Agent leitet dir wichtige Post weiter — auch Steuerbescheide. Stelle sicher, dass er deine aktuelle E-Mail-Adresse hat, auch wenn du auf dem Wasser bist.

Das Chaos organisieren: 15 Länder, 8 Währungen, 4 Sprachen

Das typische Szenario

Schauen wir uns an, wie ein typisches Jahr als segelnder Nomade mit LLC aussieht:

Januar-März: Karibik (USD, XCD)

• Marina-Gebühren auf Antigua (XCD, bar bezahlt)
• Proviant auf Martinique (EUR, Kreditkarte)
• Segelreparatur auf St. Martin (USD, bar)
• Client-Zahlungen auf Wise (USD)

April-Mai: Atlantiküberquerung → Azoren (EUR)

• Proviantierung Las Palmas (EUR)
• Diesel Kapverden (CVE, bar)
• Marina Horta (EUR, Kreditkarte)

Juni-September: Mittelmeer (EUR, HRK, TRY)

• Marina-Gebühren Kroatien (EUR)
• Hafenmeister Griechenland (EUR, bar)
• Reparatur in der Türkei (TRY, bar)
• Verschiedene Ausklarierungsgebühren (bar, verschiedene Währungen)

Oktober-Dezember: Zurück in die Karibik oder Winterlager (EUR, USD)

• Winterlager in Spanien oder Griechenland (EUR)
• Oder: Atlantiküberquerung zurück in die Karibik (USD)

Das Ergebnis am Jahresende:

• 15+ Länder besucht
• 6-8 verschiedene Währungen verwendet
• 200-400 geschäftliche Transaktionen
• Belege auf Papier (manche auf Kroatisch, manche auf Griechisch)
• Einige Barausgaben ohne vernünftigen Beleg
• Bank-Statements bei Wise, Revolut, und eventuell einer lokalen Bank

Jetzt stell dir vor, du versuchst das alles im Februar manuell in eine Excel-Tabelle zu übertragen. Genau.

Belege sammeln: Die Strategie

Laufend während des Jahres (nicht am Ende!):

1. Fotografiere jeden Beleg sofort. Handy raus, Foto machen, in einen dedizierten Ordner. Papierbelege in der Karibik lösen sich durch Hitze und Feuchtigkeit innerhalb weniger Wochen auf.
2. Kategorisiere grob. Nicht im Detail, aber mindestens: "Business" oder "Privat". Wenn du das bei der Ausgabe nicht machst, weißt du es im Februar definitiv nicht mehr.
3. Notiere Barzahlungen. Wenn du bar bezahlst (in vielen Marinas die einzige Option), schreib dir den Betrag, das Datum und den Zweck auf. Sofort. Nicht "heute Abend". Sofort.
4. Bank-Statements regelmäßig exportieren. Einmal im Monat deine Wise- und Revolut-Statements als CSV exportieren. Nicht darauf vertrauen, dass die Bank das ewig vorhält.

Währungsumrechnung

Das IRS will alles in USD. Wenn du Ausgaben in EUR, XCD, TRY und CVE hattest, musst du jede Transaktion mit dem Wechselkurs des Transaktionstages umrechnen.

Akzeptierte Quellen für Wechselkurse:

• IRS selbst publiziert jährliche Durchschnittskurse (ausreichend für die meisten Fälle)
• OFX (oanda.com/fx-for-business) für tagesgenaue Kurse
• Deine Bank (Wise/Revolut zeigen den angewendeten Kurs)

Vereinfachung: Für die meisten LLC-Ausgaben akzeptiert das IRS den jährlichen Durchschnittskurs. Du musst nicht jede einzelne Transaktion tagesgenau umrechnen (außer bei sehr großen Beträgen). Frag deinen Steuerberater, welche Methode er bevorzugt, und bleib dann konsistent.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Einen US Tax Preparer finden

Als LLC-Inhaber brauchst du (meistens) einen US-Steuerberater. Nicht irgendeinen — einen, der mit internationalen Kunden arbeitet und versteht, was eine "Foreign-Owned Disregarded Entity" ist.

Wo finden:

• Online-First-Steuerberater: 1040Abroad, Greenback Tax Services, Bright!Tax — spezialisiert auf Expats und Nomaden
• CPA mit Expat-Erfahrung: Suche nach "CPA international tax nomad" oder "CPA foreign-owned LLC"
• Empfehlungen: Nomaden-Communities (Reddit r/digitalnomad, Facebook-Gruppen, Sailing-Foren)

Kosten:

• Einfache Single-Member LLC (NRA): $500-1.500/Jahr
• Komplexere Situationen (Multi-Entity, mehrere Länder): $1.500-3.000/Jahr
• DIY mit Software (TurboTax etc.): $100-200 — aber nur wenn du genau weißt, was du tust

Was der Steuerberater von dir braucht

Dein Steuerberater braucht im Wesentlichen:

1. Profit & Loss Statement: Alle Einnahmen und Ausgaben der LLC, kategorisiert
2. Bank-Statements: Von allen geschäftlich genutzten Konten
3. Belegliste: Besonders für größere Ausgaben (Reparaturen, Ausrüstung)
4. Form 5472 Informationen: Alle Transaktionen zwischen dir und deiner LLC
5. Foreign Bank Account Informationen: Für FBAR (FinCEN Form 114) wenn Konten insgesamt >$10.000

Je besser aufbereitet du diese Unterlagen lieferst, desto weniger Stunden braucht dein Steuerberater — und desto weniger zahlst du.

FBAR: Das Formular, das viele vergessen

Was ist FBAR?

Wenn du zu irgendeinem Zeitpunkt im Jahr insgesamt mehr als $10.000 auf ausländischen Bankkonten hattest (alle Konten zusammengerechnet!), musst du den FBAR (FinCEN Form 114) einreichen.

Als segelnder Nomade mit Wise, Revolut und eventuell lokalen Konten erreichst du diese Grenze schnell.

Deadline: 15. April (automatische Verlängerung bis 15. Oktober) Strafe bei Nicht-Einreichung: Bis zu $10.000 pro Verstoß (bei vorsätzlicher Nicht-Einreichung bis $100.000 oder 50% des Kontostands)

Was muss rein?

Für jedes ausländische Konto:

• Name der Bank
• Kontonummer
• Maximaler Kontostand im Jahr
• Währung und Typ des Kontos

Achtung: Wise und Revolut gelten als ausländische Konten (Wise ist in UK/Belgien, Revolut in Litauen/UK). Auch wenn du eine "US-Bankverbindung" über Wise hast — das Konto selbst ist nicht bei einer US-Bank.

Die Timeline: Wann machst du was?

Januar

• Bank-Statements für das gesamte Vorjahr exportieren (Wise, Revolut, alle anderen)
• Fehlende Belege zusammensuchen (E-Mail-Suche, Kreditkarten-Statements)
• Grobe Kategorisierung aller Transaktionen
• Steuerberater kontaktieren: "Hier sind meine Unterlagen, ich brauche Hilfe mit X"

Februar

• Profit & Loss Statement erstellen
• Form 5472 Informationen zusammenstellen
• FBAR-Daten sammeln (Kontostände aller ausländischen Konten)
• Unterlagen an Steuerberater senden

März

• Rückfragen des Steuerberaters beantworten
• State Annual Report einreichen (Wyoming: am Gründungsjubiläum, Delaware: bis 1. Juni)
• Registered Agent Fee bezahlen

April

• Federal Filing: Form 1040 + Schedule C (oder Form 5472 + Pro-Forma 1120 für NRAs)
• FBAR einreichen (FinCEN Form 114)
• Wenn nicht fertig: Extension beantragen (Form 4868)

Das ganze Jahr über

• Belege sofort fotografieren
• Barzahlungen notieren
• Bank-Statements monatlich exportieren
• Transaktionen laufend kategorisieren

Wie Kontavio den Jahresabschluss von Wochen auf Stunden reduziert

Hier wird es konkret. Das Problem beim Jahresabschluss als Segler ist nicht die Steuererklärung selbst — das macht dein Steuerberater. Das Problem ist das Zusammensuchen, Sortieren und Aufbereiten der Daten.

Wenn du das Jahr über mit Kontavio arbeitest, ist das meiste schon erledigt, wenn der Jahresabschluss ansteht. Deine Wise- und Revolut-Statements importierst du regelmäßig (oder sie synchronisieren sich automatisch per Bank-Integration), und die automatische Kategorisierung ordnet Ausgaben den richtigen Kategorien zu: Marina-Gebühren, Reparaturen, Versicherung, Internet, Software. Was die automatische Erkennung nicht zuordnen kann, landet als offene Aufgabe in deiner To-Do-Liste — du bestätigst es mit einem Klick, statt es Monate später zu rekonstruieren.

Am Jahresende generierst du den Jahresreport mit einem Klick: Alle Einnahmen, alle Ausgaben, kategorisiert, mit den richtigen Wechselkursen, aufgeschlüsselt nach Monaten und Kategorien. Du exportierst das als CSV, schickst es deinem Steuerberater, und der hat alles, was er braucht. Keine Excel-Akrobatik, kein Zusammenkopieren aus fünf verschiedenen Bank-Portalen, kein Nachrechnen von Wechselkursen.

Der Unterschied? Statt zwei Wochen im Februar fluchend vor dem Laptop zu sitzen, brauchst du einen Nachmittag. Den Rest des Tages kannst du schnorcheln gehen.

Häufige Fehler (und wie du sie vermeidest)

1. "Das mache ich am Jahresende"

Der klassiker. Du nimmst dir vor, die Buchhaltung im Januar nachzuholen. Das funktioniert nie. Im Januar weißt du nicht mehr, ob die Barausgabe von 50 EUR in Griechenland für Diesel oder für Hafengebühren war.

Lösung: Kategorisiere laufend. Auch wenn es nur 10 Minuten pro Woche sind.

2. Form 5472 vergessen

$25.000 Strafe. Muss man mehr sagen? Wenn du ein Non-Resident Alien mit einer US LLC bist, ist Form 5472 nicht optional.

Lösung: Dein Steuerberater sollte das wissen. Wenn er nicht danach fragt — such dir einen besseren.

3. FBAR ignorieren

"Ich habe doch nur Wise und Revolut, das sind doch keine richtigen Bankkonten." Doch, sind sie. Für das US-Finanzministerium sind das ausländische Konten, und wenn die zusammen über $10.000 waren, musst du FBAR einreichen.

Lösung: Im Zweifel einreichen. FBAR ist kostenlos und dauert 15 Minuten.

4. Private und geschäftliche Ausgaben vermischen

Du bezahlst das Abendessen mit der Business-Karte, weil die Private gerade nicht dabei ist. "Das korrigiere ich später." Later never comes.

Lösung: Strikte Trennung. Business-Karte nur für Business. Wenn du mal die falsche Karte nutzt, sofort vermerken.

5. Abschreibung nicht nutzen

Dein Boot, dein Laptop, dein Starlink-Dish — alles kann abgeschrieben werden. Viele Nomaden vergessen das und zahlen mehr Steuern als nötig.

Lösung: Sprich mit deinem Steuerberater über Depreciation. Besonders das Boot kann über 7-10 Jahre abgeschrieben werden, wenn es geschäftlich genutzt wird (z.B. für Charter).

6. Keine Verlängerung beantragen

Wenn du es bis zum 15. April nicht schaffst: Beantrage eine Extension (Form 4868). Das gibt dir bis zum 15. Oktober Zeit. Die Extension ist kostenlos und wird praktisch immer genehmigt.

Wichtig: Die Extension verlängert die Frist für die Steuererklärung, nicht für die Steuerzahlung. Wenn du Steuern schuldest, musst du sie trotzdem bis zum 15. April zahlen (oder eine Schätzung überweisen).

Fazit

Der Jahresabschluss als segelnder Nomade ist nicht schwieriger als für andere Selbstständige — er ist nur chaotischer. Mehr Länder, mehr Währungen, mehr Bargeld-Transaktionen ohne Beleg.

Der Schlüssel ist: Mach es nicht zum Jahresende-Problem. Fotografiere Belege sofort, kategorisiere laufend, exportiere monatlich deine Bank-Statements. Dann ist der Jahresabschluss im Februar eine Sache von Stunden, nicht von Wochen.

Und ja, $500-1.500 für einen guten Steuerberater klingt nach viel Geld. Aber die Alternative — eine $25.000-Strafe wegen einer vergessenen Form 5472 — klingt nach deutlich mehr. Investiere in professionelle Hilfe, liefere saubere Daten, und du hast Ruhe.

Dann kannst du wieder das machen, wofür du auf dem Boot lebst: Segeln.