Status-Flow
Jede Rechnung durchläuft einen klar definierten Lebenszyklus:
Entwurf (Draft) → Versendet (Sent) → Bezahlt (Paid) oder Überfällig (Overdue)
Die Status-Badges in der Rechnungsliste zeigen dir auf einen Blick, wo jede Rechnung steht.
Status-Aktionen
Du kannst den Status einer Rechnung manuell über die Detail-Ansicht ändern:
- "Als versendet markieren": Setzt einen Entwurf auf den Status Versendet. Nutze dies, wenn du die Rechnung außerhalb von Kontavio verschickt hast.
- "Als bezahlt markieren": Setzt eine versendete Rechnung auf Bezahlt. Idealerweise wird der Zahlungseingang automatisch erkannt.
- Überfällig: Wird automatisch gesetzt, sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist — kein manueller Eingriff nötig.
Automatischer Zahlungsabgleich
Nach jedem Bank-Sync (Wise, Airwallex, Mercury, Open Banking) und jedem Statement-Import gleicht Kontavio eingehende Zahlungen automatisch mit deinen offenen Rechnungen ab — auch bei Rechnungen, die noch im Status Entwurf stehen.
- Eindeutiger Treffer → automatisch bezahlt: Steht die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, oder passt der Betrag exakt (gleiche Währung) zu genau einer offenen Rechnung, wird die Zahlung verknüpft und die Rechnung sofort auf Bezahlt gesetzt.
- Unsicherer Treffer → To-Do mit Bestätigung: Passt der Betrag zu mehreren Rechnungen oder weicht er leicht ab, landet die Zahlung als To-Do („Rechnung zuordnen"). Beim Anklicken erscheint ein Pop-up: „Zahlung eingegangen — ist das die Rechnung X?" — ein Klick verknüpft und markiert als bezahlt.
Der Abgleich läuft rückwirkend: Auch bereits importierte, noch nicht zugeordnete Zahlungseingänge werden beim nächsten Sync erfasst. Die verknüpften Zahlungen siehst du in der Rechnungs-Detailansicht.
Abrechnung über eine Plattform/Agentur (Provision)
Wenn ein Kunde über eine Plattform oder Agentur abgerechnet wird (z.B. Junico, die 10% einbehält), trägst du beim Kunden im Bereich „Wird über eine andere Firma abgerechnet" eine Plattformgebühr / Provision (%) ein.
- Die Rechnung bleibt brutto (z.B. 80 €/h) — der Kunde/die Agentur sieht den vollen Betrag.
- Der erwartete Zahlungseingang ist netto (Rechnung − Provision, z.B. 72 €). Der automatische Abgleich erkennt sowohl den Brutto- als auch den Netto-Betrag als Bezahlung.
- Kommt der Netto-Betrag rein, wird die Zahlung automatisch aufgeteilt: die Einnahme wird auf den Brutto-Rechnungsbetrag hochgebucht und die einbehaltene Provision als Ausgabe „Plattformgebühr/Provision" gebucht. So zeigen deine Auswertungen die volle Einnahme und die Plattformkosten, während der Kontostand korrekt netto bleibt.
- In der Zeiterfassung siehst du zusätzlich zum Brutto-Betrag den Netto-Auszahlungsbetrag (nur für dich — der geteilte Stundenzettel bleibt brutto).
Das Split-Panel-Layout
Die Rechnungsseite nutzt ein Zwei-Spalten-Layout:
- Links: Die Rechnungsliste mit Rechnungsnummer, Datum, Kundenname, Betrag und Status-Badge.
- Rechts: Die Detail-Ansicht der ausgewählten Rechnung mit PDF-Vorschau im A4-Format.
Filtern nach Status
Über die Filter-Leiste oberhalb der Liste wählst du zwischen:
- Alle — Gesamtübersicht
- Entwurf — Noch nicht versendete Rechnungen
- Versendet — Warten auf Zahlung
- Bezahlt — Abgeschlossene Rechnungen
- Überfällig — Dringender Handlungsbedarf
Tipp: Prüfe regelmäßig den Filter "Überfällig", um offene Zahlungen im Blick zu behalten und Kunden rechtzeitig zu erinnern.
Verfügbare Aktionen
In der Detail-Ansicht stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:
- Bearbeiten (Edit): Rechnungsdetails und Positionen ändern.
- Drucken (Print): Rechnung direkt aus dem Browser drucken.
- Exportieren (Export): PDF herunterladen und lokal speichern.
- Versenden (Send): Per E-Mail an den Kunden senden.
- Link kopieren (Copy Link): Einen direkten Link zur Rechnung kopieren.
- Im Browser öffnen: Die PDF in einem neuen Tab anzeigen.
- Klonen (Clone): Erstellt eine Kopie der Rechnung als neuen Entwurf — ideal für wiederkehrende Rechnungen.
Tipp: Nutze die Klonen-Funktion für wiederkehrende Kunden. Du sparst dir das erneute Anlegen aller Positionen und musst nur Datum und ggf. Beträge anpassen.