Willkommen bei Kontavio
Nach der Registrierung wirst du automatisch durch das Onboarding geführt. Es besteht aus vier kurzen Schritten:
- E-Mail bestätigen — Klicke auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail.
- Firma anlegen — Optional aus deinen LLC-Dokumenten vorausgefüllt. Deine erste Firma (Entity), die Grundlage für alles Weitere: Rechnungen, Bankkonten, Transaktionen und Reports. Optional wählst du hier einen Kategoriebaum als Startpunkt.
- Loslegen — Wähle, womit du starten willst: Stunden erfassen, erste Rechnung schreiben, Bank verbinden (oder Kontoauszüge per CSV/PDF importieren) — oder dich erstmal umsehen.
- Fertig — Ab ins Dashboard.
Auf dem Dashboard begleitet dich danach eine Erste-Schritte-Checkliste: Sie hakt automatisch ab, was du schon erledigt hast (Bankkonto, erster Kunde, erste Rechnung oder Timesheet, 2FA) und verlinkt direkt zur passenden Seite. Persönliche Einstellungen, private Kategoriebäume und die Zwei-Faktor-Authentifizierung richtest du jederzeit unter Einstellungen ein (Kategorien bzw. Sicherheit).
AGB und Datenschutz
Bei der Registrierung bestätigst du mit einem Häkchen unsere AGB; die Datenschutzerklärung ist direkt daneben verlinkt. Ohne das Häkchen lässt sich kein Konto anlegen. Hat ein LLC-Anbieter deinen Account vorbereitet, setzt du das Häkchen beim Annehmen der Einladung.
Ändern sich die AGB oder die Datenschutzerklärung, fragen wir dich beim nächsten Öffnen der App einmal nach deiner Zustimmung zur neuen Fassung. Das gilt auch für Konten, die vor Oktober 2026 angelegt wurden.
Empfehlungscode (optional)
Hat dir ein Kontavio-Partner einen Empfehlungscode gegeben? Trag ihn bei der Registrierung in das Feld Empfehlungscode ein. Kommst du über einen Partner-Link (?ref=CODE), ist das Feld bereits vorausgefüllt.
Je nach Partner kann mit dem Code ein Vorteil verbunden sein — zum Beispiel zusätzliche Testtage oder ein Rabatt, der beim ersten Abo-Abschluss automatisch angewendet wird. Ein fehlender oder ungültiger Code hat keine Nachteile: Die Registrierung funktioniert ganz normal.
Aus deinen LLC-Dokumenten ausfüllen
Im Schritt Firma anlegen kannst du zuerst deine Gründungsunterlagen hochladen. Kontavio liest die Firmendaten daraus und trägt sie ins Formular ein:
| Dokument | Was wir daraus lesen |
|---|---|
| EIN Letter (IRS, CP 575) — Pflicht | EIN, Firmenname, Postanschrift beim IRS, bei Single-Member-LLCs den Inhaber |
| Articles / Certificate of Organization — Pflicht | Firmenname, Bundesstaat und Datum der Gründung, Registered Agent, Geschäftsadresse |
| Operating Agreement — optional | Member und ihre Anteile |
| Initial Resolution — optional | Gründungsdatum und Member, wenn sie dort stehen |
Jedes ausgelesene Feld ist mit „aus Dateiname" markiert. Bevor du weitermachst, prüfst du die Werte, korrigierst sie bei Bedarf und bestätigst das mit einem Häkchen. Kontavio speichert nichts ungeprüft. Widersprechen sich zwei Dokumente, etwa beim Firmennamen, siehst du einen Hinweis mit beiden Werten.
Nach dem Speichern liegen die Dateien unter Dokumente → Firmenpapiere. Du musst sie also nicht noch einmal hochladen.
Text-PDFs lesen wir auf unserem Server in Deutschland. Scans und Fotos haben keinen lesbaren Text. Die schicken wir nur dann zum Auslesen an unseren KI-Dienstleister Groq, wenn du die KI-Einwilligung erteilt hast (Einstellungen → Datenschutz), genauso wie unklare Stellen in Text-PDFs. Ohne Einwilligung oder wenn das Auslesen nicht klappt, trägst du die Daten selbst ein. Ohne Dokumente geht das Onboarding genauso, das Hochladen ist kein Muss.
Entity anlegen
- Firmenname eingeben — Der offizielle Name deiner LLC, wie er auf Rechnungen und Reports erscheint.
- EIN hinterlegen — Gib deine Employer Identification Number ein. Das EIN erscheint automatisch auf deinen Rechnungen und in Reports.
- Adresse eingeben — Die vollständige Firmenadresse wird im Rechnungskopf und im Impressum verwendet.
Standard-Währung festlegen
Wähle die Hauptwährung deiner Firma (z.B. USD, EUR, GBP). Diese Währung wird als Voreinstellung für neue Rechnungen und als Basis für Finanz-Reports verwendet. Du kannst trotzdem Rechnungen in jeder beliebigen Währung erstellen.
Tipp: Wähle die Währung, in der du die meisten Einnahmen erzielst. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich.
Bankverbindungen für Rechnungen
Unter Bankverbindungen hinterlegst du die Kontodaten, die im Footer deiner Rechnungen erscheinen sollen. Pro Währung kannst du eine eigene Bankverbindung anlegen:
- IBAN und BIC (oder Account Number und Routing Number für US-Konten)
- Bankname und Bankadresse
- Währung der Bankverbindung
So können Kunden in der passenden Währung auf das richtige Konto überweisen.
Branding und Erscheinungsbild
- Logo hochladen — Dein Firmenlogo erscheint auf Rechnungen und in der App. Empfohlen: PNG oder SVG, mindestens 200x200 Pixel.
- Akzentfarbe setzen — Wähle eine Farbe, die deine Firma in der App visuell unterscheidbar macht. Besonders nützlich bei mehreren Entities.
Rechnungseinstellungen
Konfiguriere Standardtexte, die auf jeder neuen Rechnung automatisch erscheinen:
- Zahlungsbedingungen — z.B. "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum" oder "Net 30".
- Legal Footer — Rechtliche Hinweise, die am Ende jeder Rechnung stehen sollen, z.B. Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge-Hinweis oder Handelsregistereintrag.
Tipp: Diese Texte lassen sich bei jeder einzelnen Rechnung noch anpassen — die Standardtexte sparen dir aber bei wiederkehrenden Rechnungen viel Zeit.
Einstellungen später ändern
Alle Onboarding-Einstellungen findest du jederzeit unter Einstellungen -> Firma. Dort kannst du Logo, Adresse, Bankverbindungen, Zahlungsbedingungen und alle anderen Angaben bearbeiten.