Design-Vorlage statt fixem Layout
Das PDF wird nicht mehr nach einem einzigen festen Layout gebaut, sondern nach einer Design-Vorlage, die du unter Einstellungen → Design-Vorlagen auswählst. Zehn Systemvorlagen stehen zur Wahl (u.a. Classic, Minimal, Modern, Professional), Logo und Akzentfarbe deiner Firma werden automatisch eingesetzt. Details zur Vorlagen-Galerie, zum eigenen Editor und zur Vorlage pro Kunde findest du im Artikel Design-Vorlagen für Rechnungen & Angebote. Dieser Artikel hier beschreibt die Firmendaten und Footer-Texte, die in jede Vorlage einfließen.
Firmendaten im PDF-Kopf
Die Daten deiner Firma (Entity) bestimmen, was im oberen Bereich der Rechnung erscheint. Diese Einstellungen findest du unter Einstellungen → Firma:
- Firmenname und Adresse: Erscheinen oben rechts im PDF.
- Steuer-ID mit Label: Wird unterhalb der Adresse angezeigt (z.B. "EIN: 12-3456789" oder "USt-ID: DE123456789").
- Logo: Wird automatisch im PDF angezeigt, sofern die gewählte Design-Vorlage einen Logo-Block enthält (bei den meisten Systemvorlagen der Fall).
- Akzentfarbe: Bestimmt die farblichen Akzente im PDF (Linien, Überschriften) und wird automatisch als Markenfarbe in die Design-Vorlage übernommen. Wähle deine Markenfarbe für einen professionellen Auftritt.
Tipp: Nutze die Akzentfarbe passend zu deinem Branding. Ein konsistentes Erscheinungsbild wirkt professioneller auf Kunden.
Rechnungsinhalt im PDF
Das PDF wird automatisch aus den Rechnungsdaten generiert und enthält:
Kopfbereich
- Deine Firmendaten (rechts)
- Kundenadresse (links)
- Rechnungsmetadaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
Positionstabelle
- Nr. — Laufende Nummer der Position
- Artikel — Name der Leistung oder des Produkts
- Beschreibung — Zusätzliche Details
- Preis/Einheit — Einzelpreis in der Rechnungswährung
- Menge — Anzahl der Einheiten
- Gesamtpreis — Berechneter Zeilengesamtbetrag
Summenbereich
- Zwischensumme (Netto)
- MwSt in Prozent (konfigurierbar)
- Gesamtbetrag (Brutto)
Footer konfigurieren
Der PDF-Footer enthält wichtige Zahlungs- und Rechtsinformationen. Konfiguriere diese in den Entity-Einstellungen:
- Zahlungsbedingungen-Text: z.B. "Payment due within 30 days of invoice date."
- Legal Footer-Text: z.B. "This invoice is payable in USD. Late payments may be subject to interest charges."
- Bankverbindung: IBAN, BIC/SWIFT, Bankname und Bankadresse werden automatisch aus deinen Entity Bank Details gezogen.
Tipp: Hinterlege Bankverbindungen für jede Währung, in der du Rechnungen stellst. Kontavio wählt dann automatisch die passende Bankverbindung basierend auf der Rechnungswährung.
Bankverbindungen legst du unter Einstellungen → Firma an — oder direkt beim Schreiben einer Rechnung bzw. eines Angebots über den "+"-Button neben dem Feld Bankverbindung. Beide Wege nutzen denselben Dialog und dieselben Daten.
Wo konfigurieren?
Alle PDF-relevanten Einstellungen findest du unter Einstellungen → Firma. Änderungen wirken sich auf alle zukünftigen PDFs aus — bereits generierte PDFs bleiben unverändert.