Design-Vorlagen für Rechnungen & Angebote

Was sind Design-Vorlagen?

Jede Rechnung und jedes Angebot wird als PDF anhand einer Design-Vorlage gerendert. Die Vorlage bestimmt Layout, Blöcke, Farben, Schriftart und Abstände des Dokuments. Kontavio liefert zehn fertige Systemvorlagen mit: Classic, Minimal, Modern, Bold, Elegant, Compact, Professional, Creative, Tech und Warm. Logo und Akzentfarbe deiner Firma werden in allen Vorlagen automatisch eingesetzt, die dafür einen passenden Block vorsehen.

Die Rechnungs- und Angebots-Vorschau in der App zeigt dir immer exakt das Design, das auch im PDF landet — keine Überraschungen zwischen Vorschau und Export. Editor, Vorlagen-Galerie und PDF-Vorschau zeigen dabei dein echtes hochgeladenes Firmenlogo statt eines Platzhalters.

Vorlagen-Galerie

Unter Einstellungen → Design-Vorlagen findest du die Galerie mit der Vorschau aller Vorlagen als Kachel-Ansicht.

Jede Kachel zeigt eine Miniatur-Vorschau des Layouts.
Die aktuell aktive Standard-Vorlage deiner Firma trägt das Badge "Standard".
Systemvorlagen sind mit "System" gekennzeichnet, eigene mit "Eigene".

Standard-Vorlage setzen

Klicke bei der gewünschten Vorlage auf "Als Standard setzen". Ab sofort werden alle neuen Rechnungen und Angebote dieser Firma (Entity) mit dieser Vorlage generiert. Diese Funktion steht in allen Plänen zur Verfügung, auch ohne Premium.

Tipp: Wechsle die Standard-Vorlage jederzeit — bereits versendete Rechnungen ändern sich dadurch nicht (siehe Abschnitt "Design wird beim Versand eingefroren").

Eigene Vorlagen gestalten (Premium)

Mit dem Premium-Plan kannst du eigene Vorlagen im Block-Editor erstellen. Klicke in der Galerie auf "Neue Vorlage" oder wähle bei einer bestehenden Vorlage "Anpassen", um eine Kopie als Ausgangspunkt zu nehmen.

Der Editor ist in drei Bereiche aufgeteilt:

Blöcke: Die verfügbaren Bausteine — Logo, Dokumenttitel, Anbieter-Adresse, Kunde, Metadaten (Nummer/Datum/Fälligkeit), Positionen, Summen, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, rechtlicher Hinweis, Trennlinie, Abstand, Zwei-Spalten-Layout sowie Freitext-Blöcke für eigene Texte.
Vorschau: Live-Vorschau des Dokuments (Rechnung oder Angebot), während du Blöcke bearbeitest.
Design: Farben (Primär-, Akzent-, Text-, gedämpfte und Rahmenfarbe), Schriftart (Helvetica, Inter, Georgia, Courier, Montserrat, Lora, plus eigene Schriften — siehe unten), Schriftgrößen (Basis, Klein, Überschrift, Titel — jeweils in pt), Tabellenstil (Linien, Zebra, Minimal, Umrandet), Tabellenkopf-Farben, Abstand (kompakt/normal/locker) und Seitenränder in mm.

Blöcke anordnen

Ziehe Blöcke per Drag-and-Drop in den Kopf-, Inhalts- oder Fußbereich des Dokuments. Innerhalb einer Zwei-Spalten-Anordnung kannst du Blöcke links und rechts platzieren. Ein Klick auf einen Block öffnet dessen Eigenschaften (z.B. Ausrichtung, maximale Höhe, ob Beschreibungen oder Positionsnummern angezeigt werden).

Speichere die Vorlage über "Speichern" unter einem eigenen Namen. Sie erscheint danach in der Galerie mit dem Badge "Eigene" und lässt sich wie eine Systemvorlage als Standard setzen oder weiter bearbeiten.

Seiten-Hintergrund, Kopfband und Kontrast-Hinweise

Im Design-Bereich kannst du unter "Seite" optional eine eigene Seiten-Hintergrundfarbe setzen (Standard: Weiß). Unter "Kopfband" lässt sich der Kopfbereich zusätzlich als vollflächiges Farbband bis an die Papierkante gestalten — mit eigener Hintergrundfarbe und wahlweise eigener Textfarbe.

Wählst du dabei eine schwer lesbare Kombination (z.B. eine helle Textfarbe auf hellem Hintergrund), zeigt der Editor einen dezenten Kontrast-Warnhinweis unterhalb der Farbfelder. Der Hinweis blockiert das Speichern nicht, hilft aber, Lesbarkeitsprobleme frühzeitig zu erkennen.

Hinweis: Ohne Premium-Plan kannst du die Systemvorlagen weiterhin auswählen und als Standard setzen — nur das Erstellen eigener Vorlagen im Editor ist Premium vorbehalten.

Eigene Schriften hochladen (Premium)

Reicht dir die Auswahl an Systemschriften nicht, kannst du mit Premium eigene Schriftdateien hochladen. Öffne dazu Einstellungen → Design-Vorlagen → "Eigene Schriften" und lade pro Schriftfamilie eine reguläre Schriftdatei hoch, eine fette Variante ist optional. Erlaubte Formate: WOFF2, TTF, OTF — max. 2 MB pro Datei, bis zu 10 Schriften pro Firma.

Hochgeladene Schriften erscheinen im Editor in der Schriftart-Auswahl unter der Gruppe "Eigene" und lassen sich dort wie jede Systemschrift auswählen.

Hinweis: Löschst du eine eigene Schrift, fallen Vorlagen, die sie verwenden, auf die Standardschrift (Helvetica) zurück. Bereits versendete Rechnungen sind davon nicht betroffen — ihr Design bleibt eingefroren (siehe Abschnitt "Design wird beim Versand eingefroren" unten).

Design-Vorlage pro Kunde (Premium)

Manche Kunden erwarten ein anderes Erscheinungsbild als deine Standard-Vorlage — etwa weil sie über eine Agentur abgerechnet werden oder ein bestimmtes Format vorschreiben. Mit Premium kannst du im Kunden-Formular unter Design-Vorlage eine abweichende Vorlage für diesen Kunden festlegen. Steht dort "Firmen-Standard", wird die Standard-Vorlage der Firma verwendet.

Alle Rechnungen und Angebote, die für diesen Kunden erstellt werden, nutzen automatisch die hinterlegte Vorlage — ohne dass du sie bei jeder Rechnung erneut auswählen musst.

Design wird beim Versand eingefroren

Sobald eine Rechnung zum ersten Mal versendet wird, macht Kontavio einen Snapshot des zu diesem Zeitpunkt verwendeten Designs. Änderst du danach die Standard-Vorlage, bearbeitest eine eigene Vorlage oder änderst die Vorlage eines Kunden, bleibt das PDF der bereits versendeten Rechnung unverändert. So sieht der Kunde immer genau das Design, das er ursprünglich erhalten hat — auch wenn du erneut auf "Senden" klickst (z.B. als Zahlungserinnerung).

Entwürfe sind davon nicht betroffen: Solange eine Rechnung noch nicht versendet wurde, übernimmt sie automatisch die jeweils aktuelle Vorlage.