Was sind Zuordnungsregeln?
Zuordnungsregeln automatisieren die Kategorisierung deiner Transaktionen. Statt jede Transaktion manuell zuzuordnen, definierst du Bedingungen — und Kontavio erledigt den Rest.
Wo finde ich die Regeln?
Navigiere zu Einstellungen -> Zuordnungsregeln. Hier siehst du alle bestehenden Regeln als Karten und kannst neue erstellen.
Eine neue Regel erstellen
Bedingungen definieren
Jede Regel braucht mindestens eine Bedingung. Folgende Felder und Operatoren stehen zur Verfuegung:
Beschreibung:
- enthaelt — Prueft, ob der Transaktionstext einen bestimmten Begriff enthaelt (z.B. "AMAZON"). Nicht case-sensitiv.
- ist gleich — Exakter Textvergleich
- beginnt mit — Prueft den Anfang der Beschreibung
- Regex — Regulaerer Ausdruck fuer komplexe Muster (z.B.
AWS.*Servicesfuer verschiedene AWS-Eintraege)
Betrag:
- zwischen — Definiert einen Betragsbereich (z.B. 10–50 EUR). Nuetzlich fuer typische Abo-Betraege.
- groesser als / kleiner als — Einfache Betragsvergleiche
Konto:
- ist — Schraenkt die Regel auf ein bestimmtes Bankkonto ein
Waehrung:
- ist — Schraenkt die Regel auf eine bestimmte Waehrung ein (z.B. nur USD-Transaktionen)
Werden mehrere Bedingungen definiert, muessen alle zutreffen (UND-Verknuepfung). Eine Transaktion wird nur zugeordnet, wenn jede einzelne Bedingung erfuellt ist.
Aktionen festlegen
Wenn die Bedingungen zutreffen, fuehrt die Regel folgende Aktionen aus:
- Typ zuweisen — Setzt den Transaktionstyp (Income, Expense, Owner Withdrawal, Internal Transfer)
- Kategorie zuweisen — Ordnet eine Kategorie aus dem Kategoriebaum zu (z.B. "Software & Tools")
- Kunde zuweisen — Verknuepft automatisch einen bestehenden Kunden
- Lieferant zuweisen — Verknuepft automatisch einen bestehenden Lieferanten
- Scope setzen — Markiert die Transaktion als Business oder Personal (ueberschreibt den Konto-Default)
Tipp: Beginne mit einfachen Regeln, die nur eine Bedingung haben (z.B. "Beschreibung enthaelt AWS"). Verfeinere sie bei Bedarf mit zusaetzlichen Bedingungen.
Regel aus Transaktion erstellen
Im Transaktions-Detail-Dialog findest du den Button "Regel erstellen". Kontavio uebernimmt automatisch die Beschreibung und Kategorie der aktuellen Transaktion als Vorlage. Du musst die Regel nur noch pruefen und bestaetigen.
Das ist der schnellste Weg, neue Regeln zu erstellen — besonders wenn du beim Kategorisieren ein Muster erkennst.
Vorschau und Test
Bevor du eine Regel speicherst, kannst du die Vorschau nutzen. Sie zeigt dir, wie viele bestehende Transaktionen die Bedingungen matchen wuerden. So vermeidest du unbeabsichtigte Zuordnungen.
Regeln verwalten
Aktivieren und Deaktivieren
Jede Regelkarte hat einen Toggle zum Ein- und Ausschalten. Deaktivierte Regeln werden bei neuen Transaktionen ignoriert, bleiben aber gespeichert.
Match-Counter
Auf jeder Regelkarte siehst du, wie viele Transaktionen die Regel bisher zugeordnet hat. Das hilft einzuschaetzen, wie effektiv eine Regel ist.
Reihenfolge beachten
Regeln werden in der Reihenfolge ihrer Prioritaet abgearbeitet. Die erste passende Regel gewinnt — nachfolgende Regeln werden fuer diese Transaktion nicht mehr geprueft. Sortiere deine Regeln daher von spezifisch nach allgemein.
Automatische Anwendung
Regeln werden automatisch angewendet bei:
- Neuen Imports: Jeder CSV-Import prueft alle aktiven Regeln
- Bank-Sync: Automatisch synchronisierte Transaktionen durchlaufen die Regeln
- Hintergrund-Sync: Alle 6 Stunden werden neue Transaktionen gegen Regeln geprueft
Tipp: Erstelle spezifische Regeln (z.B. "AWS" -> Software & Tools) vor allgemeinen Regeln (z.B. Betrag > 1000 -> pruefen). So verhinderst du, dass eine breite Regel spezifischere Zuordnungen uebersteuert.