Neue Rechnung anlegen
Navigiere zu Rechnungen in der Sidebar und klicke auf den "Neue Rechnung"-Button oben rechts. Du gelangst in den Rechnungseditor mit Live-Vorschau.
Kunde auswählen
Wähle den Kunden über das Dropdown mit integrierter Suche. Sobald ein Kunde ausgewählt ist, werden seine Standard-Einstellungen automatisch übernommen:
- Währung (z.B. USD, EUR)
- Zahlungsziel (z.B. NET 30)
- Adresse für den Rechnungskopf
Tipp: Lege bei deinen Kunden sinnvolle Defaults fest — das spart bei jeder neuen Rechnung Zeit.
Währung und Datum
- Währung: Wähle aus allen unterstützten Währungen. Der Kunden-Default wird vorgeschlagen, kann aber überschrieben werden.
- Rechnungsdatum: Standardmäßig das heutige Datum.
- Fälligkeitsdatum: Wird automatisch aus dem Zahlungsziel berechnet, kann manuell angepasst werden.
Positionen hinzufügen
Jede Rechnung benötigt mindestens eine Position. Pro Position gibst du an:
- Artikel: Name der Leistung oder des Produkts. Das AutoComplete-Feld schlägt Artikel aus bisherigen Rechnungen vor.
- Beschreibung: Optionale Details zur Position.
- Preis pro Einheit: In der gewählten Rechnungswährung.
- Menge: Anzahl der Einheiten.
- Zeilensumme: Wird automatisch aus Preis und Menge berechnet.
Über den "+"-Button fügst du weitere Positionen hinzu. Mit dem Papierkorb-Icon entfernst du einzelne Zeilen.
Tipp: Das AutoComplete lernt aus allen bisherigen Rechnungen — je mehr Rechnungen du erstellst, desto schneller geht es.
Bankverbindung auswählen
Im Block Weitere Angaben wählst du über das Feld Bankverbindung, welche Kontodaten im Zahlungs-Footer der Rechnung erscheinen. Ohne Auswahl nimmt Kontavio automatisch die Bankverbindung, die zur Rechnungswährung passt.
Ist noch keine Bankverbindung hinterlegt, zeigt der Editor einen Hinweis an. Über den "+"-Button neben dem Feld — oder über den Link im Hinweis — legst du eine Bankverbindung direkt aus der Rechnung heraus an, ohne den Editor zu verlassen. Der Dialog fragt genau die Felder ab, die zur gewählten Währung passen (IBAN + BIC im SEPA-Raum, Account + Routing Number für USD, Account + Sort Code für GBP, Account + BSB für AUD, sonst Account + SWIFT). Nach dem Speichern ist die neue Bankverbindung sofort ausgewählt.
Angelegte Bankverbindungen gelten für die ganze Firma und stehen anschließend auch unter Einstellungen → Firma sowie in Angeboten zur Verfügung.
Zusammenfassung und Abschluss
In der Sidebar rechts siehst du die laufende Berechnung:
- Zwischensumme (Netto)
- MwSt (falls konfiguriert)
- Gesamtbetrag (Brutto)
Im Feld Interne Notizen kannst du Anmerkungen hinterlegen, die nur für dich sichtbar sind und nicht auf der PDF erscheinen.
Klicke auf "Erstellen", um die Rechnung als Entwurf zu speichern. Von dort aus kannst du sie weiter bearbeiten, als PDF exportieren oder direkt versenden.