So läuft dein Form 5472

Das Wichtigste zuerst

Kontavio bereitet dein Form 5472 vor. Einreichen macht ein Mensch: dein Partner, dein Tax Agent oder wir.

Abschicken heißt noch nicht eingereicht. Unterschreiben musst du selbst.

Der Grund ist einfach. Form 5472 und die dazugehörige Pro Forma 1120 nimmt das IRS für eine LLC mit ausländischem Eigentümer nur auf Papier an, also per Fax oder Post. Einen elektronischen Weg gibt es dafür nicht, und auf dem Formular steht deine Unterschrift als Owner. Keine Software kann dir das abnehmen, auch Kontavio nicht.

Was Kontavio macht

Ab Januar öffnest du unter Reports → Form 5472: Fragebogen den Fragebogen zum abgelaufenen Steuerjahr. Fragebogen und PDF gibt es in jedem Plan, auch im kostenlosen.

Der Fragebogen führt dich Abschnitt für Abschnitt durch: deine LLC, Inhaber, Zahlen des Steuerjahres, Geld zwischen dir und der LLC, Tätigkeit in den USA, Sonstiges. Die meisten Fragen beantwortest du mit Ja oder Nein. Eine Folgefrage erscheint nur, wenn sie für dich zutrifft. Die Fragen folgen der Informationsanfrage unseres Tax Consultants, Punkt für Punkt, nur in einfacheren Worten.

• Firmendaten und Angaben zum Owner kommen aus deinem Profil. Neben dem Feld steht dann „Aus deinem Profil“.
• Einnahmen, Ausgaben und Entnahmen rechnet Kontavio ab dem Pro-Plan aus deiner Buchhaltung zusammen, markiert mit „Aus deiner Buchhaltung“. In Free und Starter trägst du diese Zahlen selbst ein.
• Jeden vorausgefüllten Wert kannst du überschreiben. Dein Wert bleibt stehen, auch wenn sich Profil oder Buchhaltung später ändern, und mit einem Tipp holst du den Vorschlag zurück.
• Kapitaleinlagen und Darlehen zwischen dir und der LLC trägst du immer selbst ein. Die kann Kontavio aus Kontobewegungen nicht sicher ablesen.

Die Zahlen aus der Buchhaltung stehen in Euro, weil Kontavio jede Buchung in Euro umrechnet. Die Formulare verlangen US-Dollar. Dein Tax Consultant rechnet um, solange ihr nichts anderes vereinbart. Zwei Dinge lässt Kontavio bewusst leer: Summen, wenn eine Buchung in fremder Währung noch keinen Euro-Betrag hat, und den Gesamtkontostand, wenn deine Konten in verschiedenen Währungen laufen. Die einzelnen Kontostände zum 31. Dezember stehen dann trotzdem im Fragebogen.

Gespeichert wird von selbst, du kannst jederzeit aufhören und später weitermachen. Am Ende steht eine Prüfseite mit allen Antworten. Fehlt noch etwas, zeigt sie dir, wo.

Aus dem abgeschickten Fragebogen entsteht das PDF für den Tax Consultant. Das PDF ist nicht das Formular. Es enthält deine Antworten auf Englisch und ist die Arbeitsgrundlage für die Person, die Form 5472 und Pro Forma 1120 ausfüllt. Aufgebaut ist es wie die Anfrage des Tax Consultants: seine sechs Abschnitte, seine Formulierungen, jede Frage eine Zeile. Was auf dich nicht zutrifft, steht als „n/a“ drin, und Beträge stehen in der Währung, die du gewählt hast, ohne Umrechnung. Hast du dich vertan, öffnest du den Fragebogen wieder, korrigierst und schickst ihn erneut ab. Das geht, bis du entschieden hast, wer einreicht.

Den Fragebogen gibt es für das letzte abgeschlossene Steuerjahr und bis zu drei Jahre davor, aber nicht für Jahre vor der Gründung deiner LLC.

Mit Pro gilt: Je sauberer deine Transaktionen kategorisiert sind, desto weniger musst du von Hand nachtragen.

Nach dem Abschicken: wer reicht ein?

Direkt nach dem Abschicken fragt dich Kontavio, wer die Formulare ausfüllt und einreicht. Alle Wege führen zum selben Ergebnis. Welcher passt, hängt davon ab, wen du schon an deiner Seite hast.

Dein Gründungspartner

Hat dein Gründungspartner deinen Kontavio-Account für dich eingerichtet, musst du nichts auswählen. Mit dem Abschicken geht das PDF per Mail an deinen Partner, und auf der Seite steht, an wen es ging. Dein Partner füllt die Formulare aus und meldet sich damit bei dir. In der App siehst du nur diesen Weg.

Geht die Mail einmal nicht raus, sagt dir Kontavio das. Deine Antworten bleiben gespeichert, und mit PDF noch einmal schicken stößt du den Versand neu an. Klappt auch das nicht, lädst du das PDF herunter und schickst es selbst.

Dein eigener Tax Agent

Du wählst Ich habe einen eigenen Tax Agent. Dann lädst du das PDF herunter oder trägst die E-Mail-Adresse deines Tax Agents ein, und Kontavio schickt es ihm. Die Mail kommt von Kontavio, eine Antwort darauf landet bei dir. Für den Versand muss deine eigene E-Mail-Adresse bestätigt sein, und pro Fall gehen höchstens drei Mails am Tag raus. Herunterladen geht immer. Dein Tax Agent hat damit alle Zahlen und Angaben an einer Stelle und muss nichts aus Kontoauszügen zusammensuchen.

Solange du das PDF nur heruntergeladen hast, kannst du dich mit Anderen Weg wählen noch umentscheiden.

Kontavio, als bezahltes Add-on zum Festpreis

Du wählst Kontavio reicht für dich ein und stellst eine Anfrage. Nach der Anfrage liegt dein Fall bei uns, den Weg kannst du dann nicht mehr wechseln.

So geht es weiter, und zu jedem Schritt bekommst du eine Mail:

1. Anfrage eingegangen. Die Bestätigung kommt gleich nach der Anfrage. Die nächste Mail kommt, sobald wir mit deinem Fall anfangen, und nennt dir den Festpreis und die nächsten Schritte. Bezahlt hast du bis dahin nichts.
2. Formulare warten auf deine Unterschrift. Unser Tax Consultant hat Form 5472 und die Pro Forma 1120 ausgefüllt und dir per Mail geschickt. Prüf die Angaben, unterschreib beide Formulare und schick sie an uns zurück. Unterschreiben musst du selbst.
3. Beim IRS eingereicht. Sobald deine unterschriebenen Formulare wieder bei uns sind, reichen wir sie per Fax oder Post ein. Die Mail nennt dir das Datum. Heb sie zusammen mit den unterschriebenen Formularen auf.

Denselben Stand zeigt die Zeitleiste auf der Fragebogen-Seite. Auf diese Mails kannst du einfach antworten, deine Nachricht kommt bei uns an.

Wenn du gleich online bezahlst

Steht auf der Karte Weiter zur Zahlung, zahlst du den Festpreis direkt, und die Anfrage entfällt. Der Betrag steht auf der Karte und noch einmal auf der Zahlungsseite von Stripe, unserem Zahlungsdienst.

1. Zahlung offen. Nach dem Klick wartet dein Fall auf die Zahlung. Brichst du auf der Zahlungsseite ab, wird nichts abgebucht, und du kommst zurück zu deinem Fall. Dort gehst du mit Weiter zur Zahlung noch einmal zur Zahlungsseite oder wählst mit Anderen Weg wählen deinen eigenen Tax Agent. Das geht, solange du nicht bezahlt hast.
2. Zahlung wird bestätigt. Nach dem Bezahlen landest du wieder in Kontavio. Die Bestätigung schickt Stripe an uns, das kann einen Moment dauern, bei manchen Zahlungsarten auch länger. Die Seite fragt von selbst nach. Bezahl in der Zeit bitte nicht ein zweites Mal.
3. Zahlung eingegangen. Du bekommst eine Mail, und dein Fall liegt bei Kontavio. Ab hier läuft alles wie oben: Formulare zur Unterschrift, dann die Einreichung per Fax oder Post.

Auch hier gilt: Abschicken heißt noch nicht eingereicht, und Bezahlen auch nicht. Unterschreiben musst du selbst.

Sollte bei uns einmal eine Zahlung ankommen, die nicht zum Stand deines Falls passt, etwa weil doppelt bezahlt wurde, zeigt die Seite Eine Zahlung für diesen Fall wird geprüft. Dann sehen wir uns das an und melden uns per Mail. Bezahl in der Zeit nicht noch einmal. Geht eine Zahlung per Lastschrift später doch nicht durch, bekommst du eine Mail, und dein Fall steht wieder bei der Auswahl.

Was bei dir bleibt

• Unterschreiben. Auf jedem der drei Wege bekommst du die ausgefüllten Formulare zur Unterschrift. Ohne deine Unterschrift geht nichts ans IRS.
• Die Frist im Blick behalten. Fällig ist beides am 15. April. Mit Form 7004 lässt sich die Frist bis zum 15. Oktober verlängern. Die Strafe von 25.000 $ fällt für die verspätete Abgabe an, auch wenn keine Steuer offen ist.
• Rechtzeitig anfangen. Fax und Post brauchen Zeit, und wer für dich einreicht, hat im März und April viel zu tun. Wenn der Fragebogen im Februar fertig ist, bist du auf der sicheren Seite.

Woran du erkennst, wo du stehst

Kontavio sagt nur, was es wirklich weiß. Oben im Fragebogen steht der Stand, und nach der Wahl des Wegs zeigt dir eine Zeitleiste, was schon passiert ist und was noch kommt:

• In Arbeit: Du füllst den Fragebogen noch aus. Ans IRS ist nichts gegangen.
• Abgeschickt: Du hast den Fragebogen in Kontavio abgeschickt. Eingereicht ist damit noch nichts.
• Liegt bei deinem Partner: Das PDF ist per Mail bei deinem Gründungspartner angekommen.
• Unterlagen heruntergeladen: Du hast das PDF heruntergeladen oder an deinen Tax Agent geschickt.
• Zahlung offen: Du hast den Kontavio-Weg gewählt und noch nicht bezahlt. Den Weg kannst du noch wechseln.
• Bezahlt: Die Zahlung ist angekommen.
• Dein Fall liegt bei Kontavio: Deine Anfrage oder deine Zahlung ist bei uns.
• Formulare warten auf deine Unterschrift: Du hast die ausgefüllten Formulare per Mail bekommen. Eingereicht wird erst, wenn sie unterschrieben wieder bei uns sind.
• Eingereicht: Die Formulare sind beim IRS. Ab dann erinnert Kontavio nicht mehr.

Reicht dein Partner oder dein Tax Agent ein, kann Kontavio das Fax nicht sehen. Deshalb setzt du den Stand dort selbst: Klick auf Als eingereicht markieren, sobald dir die Abgabe bestätigt wurde. Reichen wir ein, setzen wir den Stand und schreiben dir dazu eine Mail.

Von März bis zum 15. April erinnert dich die Reports-Seite daran.

Keine Steuerberatung

Kontavio ist keine Steuerberatung. Wir stellen Zahlen und Angaben zusammen. Ob sie für deinen Fall stimmen und vollständig sind, prüft die Person, die dein Form 5472 einreicht.

Mehr zu den einzelnen Fragen steht in Form 5472: die Angaben im Fragebogen, mehr zu den Terminen in Fristen deiner LLC.