Transaktionen manuell erfassen — Hilfe

Wann du Transaktionen manuell erfasst

Nicht jede Buchung landet automatisch in Kontavio. Typische Fälle, in denen du eine Transaktion von Hand anlegst:

Konten ohne API-Anbindung — z.B. Wellex, ein lokales Bankkonto oder ein Bargeldbestand, für den es keinen Sync gibt.
Bargeld-Ein- und -Ausgänge — Abhebungen am Automaten, Bar-Einnahmen, Spesen im Urlaub.
Fehlende Buchungen nachtragen — wenn ein Bank-Statement eine Transaktion nicht enthält oder der Import eine Zeile ausgelassen hat.
Korrekturen — um eine durch einen Import entstandene Lücke zu schliessen.

So erfasst du eine Transaktion

Du erreichst den Dialog an zwei Stellen:

Über die Kontodetail-Seite — öffne ein Konto unter Bankkonten → Konto wählen. Bei Konten ohne API-Verbindung findest du oben rechts den Button „Neue Transaktion". Bei API-verbundenen Konten liegt die Option im Drei-Punkte-Menü daneben.
Über die Transaktionsübersicht — unter Transaktionen oben rechts der Button „Neue Transaktion". Hier kannst du im Dialog zuerst das Konto wählen.

Der Dialog fragt folgende Angaben ab:

Konto — auf welches Konto die Transaktion gebucht wird. Die Währung wird aus dem Konto übernommen.
Typ — Einnahme, Ausgabe, Entnahme, Interner Transfer oder Währungsumwandlung. Siehe Transaktionstypen erklärt für die Details.
Datum — wann die Buchung stattgefunden hat.
Betrag — der Betrag in der Konto-Währung. Das Vorzeichen setzt Kontavio automatisch: Einnahmen positiv, Ausgaben und Entnahmen negativ. Bei Transfers und Währungsumwandlungen behält Kontavio dein Vorzeichen bei.
Beschreibung — eine frei formulierbare Notiz (z.B. „Kassenbon Lidl 04/26").
Kategorie (optional) — um die Buchung sofort richtig einzuordnen.
Kunde / Lieferant (optional) — je nach Typ. Verknüpft die Buchung mit einem bestehenden Kunden oder Lieferanten.
Als geprüft markieren — standardmässig aktiv, weil du den Eintrag gerade bewusst selbst erstellt hast.

Mit einem Klick auf Speichern legt Kontavio die Transaktion an und aktualisiert direkt Saldo und KPIs des Kontos.

Manuelle Konten vs. API-verbundene Konten

Auf der Kontodetail-Seite siehst du an zwei Kennzeichen, wie das Konto arbeitet:

„Manuell" (gelber Tag) — das Konto wird nicht automatisch synchronisiert. Hier ist „Neue Transaktion" der primäre Weg, um Daten in Kontavio zu bekommen — zusammen mit dem CSV-Import. Der Button ist prominent oben in der Kontodetail-Ansicht.
„API-Verbunden" (grüner Tag) — das Konto wird regelmässig von deiner Bank gesynct. Manuelle Einträge sind trotzdem möglich, aber in das Drei-Punkte-Menü verschoben. Beim Öffnen des Dialogs erscheint eine Warnung, dass ein späterer Sync dieselbe Buchung als Duplikat nachreichen könnte.

Duplikate vermeiden

Manuelle Einträge werden in Kontavio mit der Quelle manual_entry abgelegt. Der Sync-Prozess überschreibt sie nicht. Das heisst umgekehrt auch: Wenn deine Bank am Tag X eine Buchung über 120 EUR automatisch synct und du den gleichen Betrag am selben Tag manuell nachträgst, hast du zwei Transaktionen. Du kannst die doppelte Buchung dann entweder löschen oder — wenn es sich um einen internen Transfer handelt — über die Transfer-Erkennung als solchen markieren.

Tipp: Trage manuelle Buchungen bevorzugt auf Konten ohne Sync ein (z.B. einem separaten Kassenkonto). So gibt es keine Überschneidung mit dem Sync.

Manuelle Transaktionen bearbeiten oder löschen

Jede manuelle Transaktion lässt sich nachträglich anpassen:

Bearbeiten — in der Transaktionsliste auf die Zeile klicken. Der Detail-Dialog öffnet sich; du kannst Datum, Betrag, Beschreibung, Typ, Kategorie, Kunde/Lieferant und Scope anpassen. Wenn du Betrag, Währung oder Datum änderst, berechnet Kontavio den EUR-Gegenwert automatisch neu.
Löschen — aus dem Detail-Dialog heraus. War die Buchung Teil eines manuell verknüpften internen Transfers, wird die Gegenseite automatisch entkoppelt.

Zusammenspiel mit Saldo und Reports

Manuell erfasste Transaktionen fliessen genauso in alle Auswertungen ein wie importierte oder gesyncte:

Der Kontostand des Kontos wird nach dem Speichern aktualisiert.
In der Abdeckung auf der Kontodetail-Seite zählen sie in die „Manuell"-Spalte.
In Jahresreports, Analytics und der P&L werden sie entsprechend ihres Typs (Einnahme, Ausgabe, …) berücksichtigt.